Quy trình FSC

Bước 1: Tiếp nhận thông tin Khách hàng

Quy trình dịch vụ FSC-CoC bắt đầu bằng việc Tổ chức chứng nhận (TAH) hoặc Cơ quan được ủy quyền (KNA CERT) tiếp nhận thông tin từ Khách hàng. Doanh nghiệp sẽ được cung cấp thông tin ban đầu về quy trình, các yêu cầu cơ bản và lợi ích của việc chứng nhận FSC-CoC. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình và quyền lợi mà họ có thể nhận được từ việc tham gia chương trình của Hội đồng quản lý rừng bền vững.

Bước 2: Điền Form đăng ký

Để bắt đầu quá trình xác minh sự tuân thủ theo FSC-CoC, Doanh nghiệp cần điền Form đăng ký và nộp lại cho Tổ chức chứng nhận (TAH) hoặc Cơ quan được ủy quyền cung cấp (KNA CERT). Form đăng ký này sẽ chứa thông tin về doanh nghiệp (quá trình sản xuất hoặc giao dịch sản phẩm gỗ) cùng những tài liệu liên quan khác (thỏa thuận chứng nhận). Bước này đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng đã được thu thập một cách chi tiết và chính xác.

Bước 3: Xác nhận và lên lịch đánh giá

Tổ chức chứng nhận (TAH) hoặc Cơ quan được ủy quyền (KNA CERT) xem xét thông tin từ Form đăng ký và xác nhận tính phù hợp của hồ sơ. Thông tin về lịch đánh giá chính thức sẽ được gửi cho Doanh nghiệp, trong đó có thông tin về thời gian và người thực hiện đánh giá.

Bước 4: Chuẩn bị đánh giá

Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết cho quá trình đánh giá, bao gồm quy trình làm việc, hồ sơ giao dịch sản phẩm gỗ, và bất kỳ tài liệu nào liên quan đến nguồn gốc cũng như tính bền vững của nguồn cung cấp gỗ.

Bước 5: Thực hiện đánh giá

Chuyên gia FSC-CoC của Tổ chức chứng nhận (TAH) hoặc Cơ quan được ủy quyền (KNA CERT) sẽ tiến hành đánh giá chính thức về Chuỗi hành trình của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm xem xét tài liệu, thực hiện cuộc kiểm tra hiện trường, phỏng vấn nhân sự để đánh giá mức độ tuân thủ của Doanh nghiệp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn FSC-CoC.

Bước 6: Khắc phục và thẩm xét hồ sơ

Sau quá trình đánh giá, các thông tin phản hồi sẽ được gửi đến doanh nghiệp, trong đó có yêu cầu hành động khắc phục tại những điểm chưa phù hợp (nếu có). Doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện các biện pháp hoặc điều chỉnh để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn FSC-CoC.

Bước 7: Quyết định phê duyệt hồ sơ và cấp chứng chỉ

Sau khi doanh nghiệp thực hiện tất cả các sửa đổi và điều chỉnh cần thiết, Tổ chức chứng nhận (TAH) sẽ xem xét báo cáo đánh giá và quyết định liệu tổ chức có đáp ứng đủ các yêu cầu của FSC-CoC hay không. Nếu đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ FSC-CoC.

Bước 8: Đánh giá giám sát định kỳ

Doanh nghiệp sẽ phải chứng minh việc duy trì tuân thủ với tiêu chuẩn FSC-CoC thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ. Các chuyên gia sẽ đánh giá lại quá trình hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo tính liên tục của Tiêu chuẩn.

Bước 9: Tái chứng nhận (sau thời hạn 5 năm)

Sau 5 năm, khi chứng chỉ FSC-CoC hết hiệu lực, doanh nghiệp sẽ phải xin tái chứng nhận FSC-CoC. Quá trình này tương tự như ban đầu.