Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của người thành đạt

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết mà ai cũng cần có. Nếu biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh, chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian cá nhân được hiểu là sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định sao cho hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Quản lý thời gian trong công việc có lợi ích gì?

Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng, giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả. Ngoài ra, quản lý thời gian còn mang lại rất nhiều lợi ích, trong đó có thể kể đến:

Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc
Giảm thiểu áp lực công việc
Nhanh chóng đạt được thành công
Cân bằng cuộc sống hợp lý
Đẩy lùi thói quen trì hoãn

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Dưới đây sẽ là một số phương pháp quản trị thời gian được người thành đạt sử dụng mà chúng ta có thể học hỏi.

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks là phương pháp tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Áp dụng phương pháp này sẽ giúp bạn phân chia công việc sao cho hợp lý, tiết kiệm thời gian.

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm 4 tiêu chí:

Khẩn cấp
Không khẩn cấp
Quan trọng
Không quan trọng

Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay.

Phương pháp Pomodoro

Đây là phương pháp giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, theo phương pháp này, bạn sẽ làm việc theo chu trình: làm 25 phút - 5 phút. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, 5 phút nghỉ ngơi là khoảng thời gian hợp lý giúp bạn thư giãn sau khi làm việc căng thẳng.

Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này được đề cập trong cuốn Getting Things Done của tác giả David Allen. Cụ thể, phương pháp này chỉ ra rằng, bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm trong vòng dưới 2 phút.

Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ”, tác giả Tim Farris đã viết về phương pháp này. Phương pháp này khuyên bạn làm việc theo nhóm đối với những công việc không quan trọng hoặc chưa cần thiết.

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Theo quy tắc 4D, bạn hãy giải quyết xong công việc này trước khi chuyển sang làm việc

khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Cụ thể:

Do: Thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
Dump: Tiết kiệm thời gian bằng cách từ bỏ những công việc vô nghĩa.
Delegate: Giao việc cho người làm tốt hơn.
Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Điều này có nghĩa là, bạn cần xác định 20% công việc ưu tiên có thể mang lại kết quả tốt nhất. Bởi nguyên tắc Pareto tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Theo nguyên tắc này, 40% thời gian sẽ được dành ra để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian để thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở

Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Để làm việc hiệu quả nhất, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và chia nhỏ các đầu việc. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng thực tế không gian làm việc có ảnh hưởng ít nhiều tới mức độ tập trung của bạn. Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt lung tung có thể là những yếu tố khiến bạn bị phân tâm. Do đó, bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc sao cho ngăn nắp, gọn gàng trước khi bắt tay vào làm việc.

Ghi chú các công việc rõ ràng

Việc ghi chú các công việc cần thực hiện một cách rõ ràng, khoa học sẽ giúp bạn làm việc cẩn thận, chuyên nghiệp hơn, không bỏ quên công việc hoặc chậm deadline.

Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, các kỹ năng văn phòng khác cũng vô cùng quan trọng. Trong đó, kỹ năng gõ bàn phím bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm tương đối thời gian làm việc. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, các phần mềm quản lý công việc đang trở nên rất phổ biến và được sử dụng vô cùng rộng rãi. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian.