Phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm được yêu cầu nhiều nhất bởi các nhà tuyển dụng. Do vậy, việc phát triển và nâng cao kỹ năng giao tiếp cơ bản không chỉ giúp bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh với các ứng viên khác khi tìm kiếm công việc mới mà còn tạo cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. 

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hành động trao đi và nhận lại thông tin giữa một chủ thể (có thể là một cá nhân hay một nhóm người) với một chủ thể khác bằng cách sử dụng một số biểu tượng, dấu hiệu hoặc các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu. 

Nói một cách đơn giản nhất, giao tiếp là quá trình gửi và nhận các loại thông tin khác nhau.

• Một số kênh giao tiếp:
• Giao tiếp bằng lời nói
• Giao tiếp bằng văn bản
• Giao tiếp bằng hình ảnh
• Giao tiếp phi ngôn ngữ

Thực tế, một người thành thạo kỹ năng giao tiếp thường sử dụng cả 4 kênh giao tiếp trên, tương ứng với 2 hình thức giao tiếp là giao tiếp trực tiếp (face-to-face) và giao tiếp gián tiếp. 

Những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp:

• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng giao tiếp ứng xử
• Kỹ năng thuyết phục, đàm phán
• Kỹ năng đặt câu hỏi
• Kỹ năng xử lý tình huống
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng quan sát khi giao tiếp

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

1. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày

iao tiếp giúp thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn và xây dựng lòng tin với mọi người. Do đó, việc giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bản thân bạn dễ dàng tìm kiếm cơ hội hơn và nắm bắt cơ hội khi nó xuất hiện. 

Bên cạnh đó, giao tiếp còn là cách tốt nhất để giải quyết những xung đột nảy sinh trong cuộc sống hoặc các mối quan hệ của bạn. 

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong tổ chức và doanh nghiệp

- Thứ nhất, nâng cao năng suất và động lực của nhân viên. Nhân viên biết cách giao tiếp với cấp trên thường có xu hướng làm việc hiệu quả hơn những người chỉ biết nhận nhiệm vụ rồi chăm chăm thực hiện theo. Ngoài ra, nếu các nhân viên của những bộ phận khác nhau giao tiếp hiệu quả, quá trình hoạt động của tổ chức sẽ diễn ra trơn tru hơn, từ đó tăng hiệu suất và năng suất tổng thể của tổ chức. 

- Thứ hai, giao tiếp hiệu quả là động lực thúc đẩy chúng ta chia sẻ, mở rộng và áp dụng kiến thức. Kiến thức nếu chỉ được giữ cho riêng mình thì dần dần sẽ bị mất đi giá trị. 

- Thứ ba, giao tiếp tốt tạo ra những đội nhóm mạnh. Thông qua giao tiếp, các thành viên trong nhóm có thể trao đổi, học cách tin tưởng lẫn nhau và làm việc hiệu quả. 

- Thứ tư, giao tiếp tại nơi làm việc giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Nếu nhân viên không có tiếng nói và cảm thấy như ý kiến của họ không được coi trọng hoặc không được lắng nghe, sự hài lòng của nhân viên sẽ bị giảm mạnh, dẫn đến việc giảm động lực làm việc và năng suất tổng thể. 

Bí kíp cải thiện kỹ năng giao tiếp

1. Lắng nghe

Để trở thành một người giao tiếp tốt, điều quan trọng trước tiên là bạn phải luyện tập lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực hay lắng nghe chủ động yêu cầu bạn phải chú tâm lắng nghe những gì người khác đang nói và tương tác với họ bằng cách đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời khuyên (nếu cần).

2. Luôn tôn trọng người đối diện

Giao tiếp sẽ luôn diễn ra tốt đẹp khi cả bạn và đối phương tôn trọng lẫn nhau. Trong một cuộc trò chuyện, bạn cần phải tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác và để họ nói một cách cởi mở về những gì họ đang nghĩ, sau đó đưa ra ý kiến của mình một cách khách quan nhất có thể, tránh bài xích hay miệt thị suy nghĩ của đối phương nếu như những suy nghĩ ấy không trái đạo đức, trái pháp luật. Việc ép buộc suy nghĩ của bạn lên người khác không bao giờ mang lại kết quả tốt và thường dẫn đến sự thất bại trong toàn bộ quá trình giao tiếp.

3. Tự tin vào bản thân

Những ý tưởng và suy nghĩ được trình bày một cách tự tin sẽ tạo được ấn tượng tốt hơn với những người đối diện. Sự tự tin thể hiện tầm hiểu biết, khả năng của bạn về chủ đề nào đó, giúp đối phương tin tưởng vào bạn hơn.

Để thể hiện sự tự tin trong các cuộc trò chuyện, bạn có thể luyện tập giao tiếp bằng mắt và duy trì ngôn ngữ cơ thể với mức độ vừa phải. 

4. Nói rõ ràng với âm lượng phù hợp

Giọng điệu là một trong những yếu tố có tác động đến ấn tượng đầu tiên của người nghe về bạn. Thông thường, một giọng nói hơi trầm và điềm tĩnh sẽ khiến đối phương ấn tượng, tạo ra kết nối tốt hơn với người nghe.

Ngoài giọng điệu thì âm lượng giọng nói của bạn cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thiết lập bầu không khí phù hợp cho một cuộc trò chuyện hiệu quả. Nếu giọng nói của bạn quá nhỏ, mọi người sẽ gặp khó khăn trong việc lắng nghe xem bạn đang nói gì và họ có thể phải hỏi lại nhiều lần, khiến người nghe khó chịu. Ngược lại, một giọng nói quá lớn, hung hăng sẽ dễ gây ức chế cho đối phương.

Hãy cân bằng cả giọng điệu và âm lượng giọng nói của mình, tạo sự thoải mái hơn cho mọi người khi giao tiếp với bạn.

5. Yêu cầu người khác phản hồi về bạn

Thực tế, phản hồi từ người khác đôi khi có thể rất đáng sợ, nhưng nó lại là một yếu tố thiết yếu để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả. 

Việc nhận được sự chia sẻ của đối phương cho phép bạn nắm được mức độ tiếp nhận thông tin của họ, giúp bạn và đối phương tìm ra điểm yếu trong cuộc trò chuyện và tìm ra cách cải thiện nó.

Ngoài ra, những phản hồi mang tính xây dựng còn giúp bạn nhận thức được những điểm mạnh nên được duy trì và những điểm yếu cần phải cải thiện trong khả năng giao tiếp.

Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp

• Dưới đây là một thói quen xấu mà chúng ta cần tránh trong quá trình giao tiếp, nếu như không muốn đối phương cảm thấy khó chịu. 
• Ngắt lời khi người khác đang nói mà không xin phép;
• Không tập trung lắng nghe: xem điện thoại, xem đồng hồ, đảo mắt liên tục, ngắm móng tay, gãi đầu, gãi cổ, nhìn lên trần nhà, rung đùi...
• Đặt những câu hỏi quá riêng tư như bí mật kinh doanh hoặc thông tin cá nhân;
• Gọi sai tên đối phương;
• Không giao tiếp bằng mắt với đối phương mà chỉ chăm chăm nhìn ra chỗ khác;
• Nói chuyện riêng với người thứ ba trong khi đối phương đang trình bày;
• Nói sai tên đề tài đang được thảo luận;
• Không chọn từ ngữ khi góp ý khiến đối phương cảm thấy ngại ngùng, bị xúc phạm;
• Tỏ ra mình là người “biết tuốt”, cái gì cũng biết mà không để ý đến lời nói của người khác.
• Trò chuyện trong lúc nhai thức ăn, để thức ăn bắn vào người đối diện…