ĐI VÀO HOẠT ĐỘNG
Quản lý doanh nghiệp hiệu quả khi đi vào hoạt động
Để doanh nghiệp có thể tồn tại lâu dài và tạo ra lợi nhuận thì doanh nghiệp cần chú trọng tới việc quản lý trong quá trình đi vào hoạt động. Bài viết sau sẽ cung cấp một số thông tin trong quản lý doanh nghiệp đi vào hoạt động.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?
Quản lý doanh nghiệp là quá trình dùng mọi biện pháp để hoạch định, tổ chức, triển khai, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động của công ty, sử dụng tất cả các nguồn lực hiện có để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định.
CÁC YẾU TỐ CẦN BIẾT ĐỂ DOANH NGHIỆP ĐI VÀO HOẠT ĐỘNG
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả đầu tiên cần xác định rõ được mục tiêu của doanh nghiệp.
Thứ hai, người quản trị doanh nghiệp phải xác định được phương pháp và con đường phù hợp vì không phải phương pháp quản lý nào cũng áp dụng hiệu quả được với tất cả các doanh nghiệp.
Xác định các yếu tố cần thiết để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả
Thứ ba, trong quản trị, cần phải tìm cách tối ưu hóa, sử dụng tối ưu nguồn lực doanh nghiệp, nhất là đối với việc quản lý những doanh nghiệp nhỏ.
Cuối cùng để quản lý hiệu quả thì cần phải xác định rõ đối tượng được quản lý và bị quản lý
CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÚP DOANH NGHIỆP ĐI VÀO HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ
Mỗi doanh nghiệp tại mỗi một thời điểm sẽ có mục tiêu khác nhau. Căn cứ và mục tiêu đấy mà doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng hệ thống quản lý cho phù hợp. Hiện nay có rất nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý, dưới đây là một số tiêu chuẩn ISO phổ biến
| Tên Tiêu chuẩn | Tên hệ thống quản lý |
| ISO 9001 | Hệ thống quản lý chất lượng |
| ISO 14001 | Hệ thống quản lý môi trường |
| ISO 45001 | Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp |
| ISO 27001 | Hệ thống quản lý an toàn thông tin |
| ISO 22000 | Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm |
| ISO 13485 | Hệ thống quản lý chất lượng trang thiết bị y tế |
| ISO 17025 | Hệ thống quản lý chất lượng phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn |
| ISO 50001 | Hệ thống quản lý năng lượng |
| ISO 14064 | Hệ thống quản lý xác minh và tính toán khí nhà kính |
| ISO 22301 | Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục |
Ngoài tiêu chuẩn ISO, các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành nghề khác nhau có thể áp dụng những bộ tiêu chuẩn riêng biệt về những lĩnh vực cụ thể.
Đặt sự quan tâm về các hệ thống tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn trở thành nhà cung cấp của các thương hiệu lớn trên thế giới thì cũng cần tuân thủ các bộ tiêu chuẩn do những thương hiệu đó ban hành.
| DISNEY | THD SER | C&A | INDITEX |
| WALMART | COTSCO | THE HOME DEPOT | UNILIVER |
| PUMA | WSI | JC PENNY | URSAKOHL’S |
| H&M | PVH | ADIDAS | MANGO |
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ GIÚP DOANH NGHIỆP ĐI VÀO HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ
Ngoài các tiêu chuẩn bên trên thì không thể không nhắc tới các công cụ quản lý tiên tiến. Những công cụ này đóng vai trò như người cộng sự đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả. Dưới đây là một vài công cụ phổ biến:
| Lean Manufacturing | 5S |
| Kaizen | Kanban |
| Six Sigma | Poka - Yoke |
| TPM | TQM |
| JIT | SSOP |
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Bước 1: Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp
Đây là các yếu tố quan trọng đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp sau này.
Bước 2: Xây dựng những mục tiêu, chiến lược
Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược giúp doanh nghiệp xác định được con đường mình cần phải đi. Khi xác định được rõ mục tiêu thì doanh nghiệp mới lựa chọn được phương pháp và hệ thống quản lý tương ứng, đồng thời dựa vào mục tiêu đó để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
Bước 3: Thiết lập sơ đồ tổ chức, kế hoạch thực hiện, bảng mô tả công việc và KPI
Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích, khen thưởng nhân viên của mình.
Bước 4: Xây dựng hệ thống quy trình, quy định, hướng dẫn thực hiện
Xây dựng quy trình, quy định, hồ sơ, tài liệu, hướng dẫn thực hiện giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn và quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn.
Bước 5: Thực hiện
Doanh nghiệp triển khai các hoạt động theo đúng kế hoạch và quy trình đã thống nhất, phê duyệt để đạt được mục tiêu đã xác định.
Bước 6: Đánh giá hiệu quả
Cần thực hiện hoạt động rà soát, đánh giá để kiểm tra mức độ hiệu quả của các hoạt động đã triển khai, còn công việc nào bị bỏ sót hay thực hiện chưa tốt hay không.
Bước 7: Cải tiến
Đề xuất các phương án cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động, không ngừng làm tốt hơn nữa để phù hợp với bối cảnh thực tế và bắt kịp xu hướng mới.
BÍ KÍP ĐỂ DOANH NGHIỆP ĐI VÀO HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ
Hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết
Hoạch định chiến lược là việc nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và đề ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đó. Nhà quản lý nên hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết như quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm…
Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả
Kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện có hiệu quả hơn khi người quản lý biết cách phân công, sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban một cách hợp lý nhất. Chính vì vậy, người quản trị cần phải nắm được cụ thể thời gian làm việc, năng lực, trình độ của mỗi nhân viên và khối lượng công việc mà họ đang đảm nhiệm. Có thế, quá trình sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên mới đạt được hiệu quả.
Xây dựng và thực hiện quy trình hoạt động một cách khoa học
Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp
Người quản trị giỏi không phải là người làm hết tất cả mọi việc mà họ phải là người biết phân chia công việc, trao quyền hành cho người khác để điều phối công việc một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy, việc tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên là điều rất cần thiết.
Kiểm soát được thông tin cơ bản của doanh nghiệp
Để kiểm soát dữ liệu khoa học và hiệu quả hơn, người lãnh đạo có thể chia ra làm 2 loại
4.1 Thông tin ngắn hạn – cần kiểm tra thường xuyên, định kì
Tình hình tiền mặt: Theo dõi hàng ngày, đảm bảo các khoản nợ phải thu trả đúng thời hạn. Nếu xảy ra trường hợp tiền mặt bị giảm đến mức báo động, cần tìm hiểu nguyên nhân và biện pháp giải quyết nhanh chóng.
Nợ phải thu: Theo dõi, phân tích và kiểm soát các khoản nợ phải thu, tìm hiểu xem khoản nợ đó tồn đọng bao lâu, tại sao họ chưa trả và có các chính sách đòi nợ hay đưa ra quyết định duy trì hay chấm dứt mối quan hệ.
Số lượng hàng bán ra: Theo dõi xem lượng hàng bán ra tăng hay giảm, vì sao nó tăng hay giảm đột xuất,… để có các phương pháp quản lý, điều chỉnh phù hợp với nhu cầu tiêu dùng cũng như lợi ích của doanh nghiệp.
Kiểm soát thông tin để đánh giá và đo lường được hiệu quả kinh doanh
Năng suất làm việc của người lao động: Giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật hay khuyến khích, phát triển tài năng của người lao động, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp giúp tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho: Cần biết rõ lượng hàng tồn trong kho, khả năng đáp ứng với nhu cầu thị trường hay đang bị tồn đọng quá nhiều để có các chiến lược phù hợp
Giá bán sản phẩm: Giá bán là vấn đề cần được theo dõi liên tục nhằm phản ứng nhanh nhạy với tình hình sản xuất, phân phối và đưa ra các chiến lược phù hợp cho sản phẩm.
4.2 Thông tin dài hạn – cần kiểm tra đột xuất khi cần
Hồ sơ kế toán: Đây là tài liệu nhằm chứng mình khả năng tài chính của doanh nghiệp. Hồ sơ kế toán cần lưu trữ, sắp xếp hợp lý đồng thời số liệu cần chính xác, khoa học hỗ trợ cho việc ban hành quyết định, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.
Chiến lược phát triển của doanh nghiệp: Theo dõi tất cả các diễn biến trên thị trường cũng như chuyển biến của khoa học công nghệ nhằm đề ra các chiến lược thích hợp.
Lương thưởng và chế độ đãi ngộ của nhân viên: Lương chính là một trong những yếu tố khuyến khích nhân viên làm tốt hơn, giúp cho họ phấn đấu tăng năng suất và gắn bó hợp tác cùng doanh nghiệp. Do đó chủ doanh nghiệp trực tiếp kiểm soát bảng lương, thay đổi cơ cấu lương cho phù hợp với từng loại lao động.
Môi trường kinh doanh: Tất cả nhân tố như chiều hướng kinh tế, tình hình chính trị, xã hội, sở thích, thời tiết, dân số,… đều có thể tác động đến hoạt động của doanh nghiệp. Người quản lý cần chú ý tập trung vào những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp nhiều hơn.
Trên đây là những nội dung giúp doanh nghiệp đi vào hoạt động hiệu quả, để biết thêm thông tin chi tiết, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com
